Guide d'utilisation de Toggl Tracker

Les enjeux de l'outil :

Toggl Tracker est un outil indispensable pour suivre le temps passé sur chaque tâche. Il permet :

✅ De contrôler le temps alloué aux contrats de maintenance et webmarketing.
✅ D’évaluer les dépassements et ajuster les devis.
✅ D’identifier les points bloquants sur les projets.
✅ D’optimiser la productivité grâce à l’analyse des logs.

👉 Règles clés : 

1. Connexion et présentation de l’interface Toggl Tracker :

   a. Connexion : 

• Accéder à Toggl :👉 Allez sur Toggl Track
• Se connecter : Connectez-vous en renseignant votre email professionnel et votre mot de passe, puis cliquez sur 'Log in via email' ou connectez-vous via votre compte Google.

 

 b. Présentation de l'interface 

Zone principale : Saisie et gestion du temps

L’espace de travail central permet d’enregistrer et de suivre vos activités :

1️⃣ À gauche, on saisit la description de la tâche ou de l’appel.
2️⃣ Au centre, on associe un projet client 📁 et une tâche.
3️⃣ À droite, on démarre le chronomètre pour mesurer le temps passé.

 

La barre latérale gauche : Navigation principale : Elle contient toutes les fonctionnalités essentielles :

• Timer  : Suivi du temps en temps réel.
• Reports  : Génération de rapports sur l’activité.
• Projects  : Gestion des projets en cours.
• Clients  : Vue d’ensemble des clients assignés.

2. Liste des projets et tâches associées à sélectionner dans Toggl Tracker : 

 

3. Comment Enregistrer une Tâche ?

1- En cas de Ticket Client (avec numéro de ticket)

1. • Démarrez un Timer en cliquant sur le bouton "Start" 
   • Saisir la description : La tâche DOIT commencer par le numéro du ticket préfixé par #
     • Format : #Numéro de ticket : Description courte et explicite 
   • Cliquez sur "Add a project" 📁, recherchez le client, sélectionnez le projet correspondant, puis choisissez la tâche associée via la flèche déroulante (ex. "Gestion de site → Maintenance").
   • Arrêter le Timer lorsque la tâche est terminée.
     

 

2- En cas d’Appel Téléphonique (sans création de ticket) :

1. • Démarrer le Timer en cliquant sur "Start" 
   • Saisir la description : La tâche DOIT commencer par #TEL et contenir le nom de l’interlocuteur en MAJUSCULE entre crochets [ ]
     • #TEL : [Nom de l’interlocuteur] Description 
   • Cliquez sur "Add a project" 📁, recherchez le client, sélectionnez le projet correspondant, puis choisissez la tâche associée via la flèche déroulante (ex. "Gestion de site → Maintenance").
   • Arrêter le Timer après l’appel.

 

3- En cas de Collaboration avec un Prestataire Externe :

• Démarrer le Timer immédiatement.
• Saisir la description : Le nom du prestataire en MAJUSCULE entre crochets [ ] doit précéder le numéro de ticket. 
  • Format : [Nom du prestataire] #Numéro du ticket : Description
• Cliquez sur "Add a project" 📁, recherchez le client, sélectionnez le projet correspondant, puis choisissez la tâche associée via la flèche déroulante (ex. "Gestion de site → Maintenance").
  
  

4- En cas de Développement de Projet :

• Démarrer le Timer 
• Saisir la description :
  • Format : [Projet/tâche] Description
• Cliquez sur "Add a project" 📁, recherchez le client, sélectionnez le projet correspondant, puis choisissez la tâche associée via la flèche déroulante (ex. "Gestion de site → Maintenance").

Cas particuliers : travail en équipe, daily meeting, tickets externes

• Tâches effectuées par plusieurs personnes
  ➡️ Ajouter les noms en MAJUSCULE entre crochets.
  ✔️ #123456 : [Angela] [Chris] Validation de Logo
• Daily meeting du matin
  ➡️ Lier à “_REUNIONS INTERNES” du projet “NEMATIS - 01308”.
  ✔️ DM ou Daily Meeting

Exemples Concrets de Saisie pour un Chef de Projet :